Umstellung auf VoIP-Telefonanlage: So gelingt der Umstieg auch in Ihrem Unternehmen

Umstellung auf VoIP-Telefonanlage: So gelingt der Umstieg auch in Ihrem Unternehmen

Die Zukunft der Telefonie liegt im Internet! Die Internettelefonie, möglich gemacht durch die VoIP-Technologie, bietet eine Reihe von Vorteilen, die die Telefonie gerade in Unternehmen unter anderem günstiger, leichter zu bedienen und zu warten, mobiler sowie effizienter macht im Vergleich zu den veralteten ISDN-Anlagen. Es ist deshalb kein Wunder, dass mittlerweile die meisten Unternehmen auf VoIP-Telefonanlagen setzen und das ISDN abgeschaltet wird.

Wenn auch Sie und Ihr Unternehmen endlich von den Vorteilen des internetbasierten Telefonierens profitieren möchten, müssen Sie entsprechend auf eine VoIP-Telefonanlage umsteigen. Wir zeigen Ihnen, wie der Umstieg auch in Ihrem Unternehmen problemlos gelingt.

Analyse der Anforderungen und Bedürfnisse

Bevor Ihr Unternehmen eine neue VoIP-Telefonanlage installiert, muss zunächst Klarheit herrschen, welche der vielen Modelle die richtige ist. Hierfür ist eine Analyse der Anforderungen, Bedürfnisse und der Büroinfrastruktur im Unternehmen wichtig.

Überprüfen Sie zunächst einmal welche Funktionen der bisherigen Telefonanlage für eine reibungslose Kommunikation in Ihrer Firma unabdingbar waren. Die neue Telefonanlage sollte diese Funktionen logischerweise ebenso anbieten.

Im weiteren Schritt können Sie sich dann, am besten in Absprache mit Ihren Mitarbeitern, Gedanken darüber machen, welche Funktionen bisher fehlten, die die neue Telefonanlage in das Unternehmen einbringen sollte. All dies ist wichtig für die spätere Kaufentscheidung bzw. Produktwahl. Moderne VoIP-Telefonanlagen kommen heutzutage mit vielen speziellen Features daher, die sich oftmals besonders gut für beispielsweise einzelne Branchen oder Unternehmensgrößen eignen.

Wahl der Übertragungsmethode

Die Planung Ihrer neuen VoIP-Anlage sollte zwingend auch die Büroinfrastruktur berücksichtigen. Konkret geht es darum zu entscheiden, welche Übertragungsmethode sich am besten für Ihr Unternehmen eignen. Bei VoIP telefonieren Sie und Ihre Mitarbeiter über das Internet und somit über das gleiche Computernetzwerk, das Ihre Mitarbeiter auch zum Versenden und Erhalten von E-Mails, zum Surfen und zu anderen Arbeiten verwenden. Häufiges Telefonieren kann da die Arbeitsleistung der Computer sowie die Internetverbindung stark belasten, gerade falls Ihre Internetleitung eine vergleichsweise kleine Bandbreite aufweist.

In einem solchen Fall können sich SIP-fähige Telefone als Lösung anbieten (SIP = „Session Initiation Protocol“). SIP-Telefone sind auf IP-Telefonie optimiert und entlasten das Computernetzwerk, da die Sprachübertragung stattdessen über den Server des jeweiligen Anbieters verläuft. SIP-Telefonate sind daher auch ortsunabhängig. Allerdings müssen Sie für die SIP-Telefonie entsprechend SIP-fähige Tischtelefone kaufen, falls Sie solche noch nicht besitzen. Je nachdem wie viele Arbeitsplätze Ihr Unternehmen beinhaltet, kann dies die einmaligen Kaufkosten etwas in die Höhe treiben.

Falls in Ihrem Unternehmen relativ wenig telefoniert wird oder Sie über ausreichend leistungsstarke Computer und Internetbandbreite verfügen, können Sie deshalb auch einen „vollen“ Umstieg auf VoIP vollziehen, sodass alle Telefonate über das unternehmenseigene Netzwerk laufen. Dann würden Sie entsprechend auch keine SIP-Telefone benötigen und könnten möglicherweise Ihre bestehenden Endgeräte weiterbenutzen (sofern diese VoIP-fähig sind).

In der Praxis hat sich in den meisten Unternehmen VoIP mit SIP mittlerweile durchgesetzt, doch das muss nicht heißen, dass diese Lösung auch für Ihr Unternehmen die richtige ist.

Wahl des Anbieters und der Endgeräte

Auf Basis der bisherigen Analysen, müssten Sie nun wissen, welche Telefone sich am besten eignen für Ihr Unternehmen, falls Sie neue kaufen müssen. Neben der Frage der SIP-Fähigkeit, sollten also immer auch die spezifischen Features berücksichtigt werden, die das Endgerät offeriert.

Noch wichtiger ist aber die Wahl eines VoIP-Providers. Es gibt mittlerweile zahlreiche Anbieter in diesem Bereich. Anders als bei Festnetz- oder Mobilfunkanbietern besteht der VoIP-Markt dabei bislang auch noch aus vielen kleineren und regionalen Anbietern. Diese arbeiten zumeist mit mehreren Netzbetreibern zusammen, um das Telefonieren per VoIP zu ermöglichen. Dies hat den Vorteil, dass das Netz weniger anfällig für einen Totalausfall ist, da Störungen bei einem Betreiber von den anderen jeweils ausgeglichen werden kann. Größere Provider agieren dagegen in der Regel als alleinige Netzbetreiber. Kommt es dort zum Ausfall, gleicht dies automatisch einem Totalausfall.

Dafür bieten die größeren Anbieter aber oftmals besondere und breitere Serviceleistungen wie z.B. einen 24h-Notdienst sowie verschiedene spezielle Features und Angebote. Auch SIP-Telefonie gehört bei den größeren Providern meist zum Standard.

Sind die Endgeräte und der VoIP-Provider gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens ausgewählt, so kann Ihre neue VoIP-Telefonanlage normalerweise sofort freigeschaltet werden. Die Umstellung ist sodann geglückt und Ihr Unternehmen hat den Sprung zum internetbasierten Telefonieren geschafft!