Wozu eine Telefonanlage in Zeiten von Smartphones?

Wozu eine Telefonanlage in Zeiten von Smartphones?

Das Telefonieren über das Festnetz scheint langsam, aber sicher ans Ende zu stoßen. Die mobile Telefonie sowie Internettelefonie (VoIP) ersetzen den Festnetzstandard kontinuierlich und es ist wohl nur noch eine Frage der Zeit, bis das Festnetz komplett aufgegeben wird. In diesem Kontext fragen sich nicht wenige Unternehmen, ob und wieso sie überhaupt noch eine Telefonanlage brauchen. Da heutzutage wohl ein jeder Mitarbeiter ein eigenes Smartphone besitzt, erscheint eine eigens installierte Telefonanlage auf erste Sicht unnötig, sind die Mitarbeiter doch jederzeit per eigener Nummer mobil erreichbar.

Doch der erste Eindruck trügt. Denn es gibt auch in Zeiten von Smartphones sehr wohl noch äußerst gute Gründe, wieso Ihr Unternehmen weiterhin auf eine Telefonanlage setzen sollte. Der folgende Text klärt auf.

Wieso eine Telefonanlage auch heutzutage noch nützlich ist

Da praktisch jeder heutzutage Besitzer eines Smartphones ist, erscheint es gerade für kleinere Unternehmen in der Tat zunächst logisch, auf eine Telefonanlage zu verzichten und die Mitarbeiter einfach auf ihren persönlichen Mobiltelefonen erreichbar zu machen. Doch diese vermeintlich günstige und komfortable Lösung bringt einige Probleme mit sich.

Zuallererst ergeben sich daraus starke datenschutzrechtliche Bedenken. Die Mitarbeiter müssten so nämlich Telefonnummern von Kunden, Partnern, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern auf Ihren privaten Smartphones abspeichern. Dies kann Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen potenziell in arge Konflikte mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bringen. Denn zahlreiche populäre Apps auf Smartphones greifen auf die abgespeicherten Nummern in den Telefonkontakten zu und speichern diese auf externen Servern ab, die sich außerhalb der Europäischen Union bzw. sicheren Drittländern befinden (v.a. in den USA), was im Sinne der DSGVO einer zusätzlichen Einwilligung der Nummerninhabern bedarf. Ohne diese Einwilligung jedes einzelnen Kunden und sonstigen Geschäftspartners, müssten Ihre Mitarbeiter beispielsweise auf beliebte Messenger-Apps wie WhatsApp auf den privaten Smartphones verzichten, um datenschutzrechtliche Konflikte zu vermeiden.

Praktische Probleme der Smartphone-Lösung

Abseits des Datenschutzes bringt die Smartphone-Lösung aber auch ganz konkrete Probleme für das Unternehmen mit sich. Verlässt z.B. ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen, so kann er alle gespeicherten Nummern von Kunden mitnehmen, da als Arbeitgeber grundsätzlich kein Recht dazu besteht, Arbeitnehmer zur Löschung von Kontakten auf privaten Smartphones zu veranlassen. Durch das Fehlen einer zentralen Verwaltung der Telefone, wie es sie bei der Telefonanlage gibt, haben Unternehmen auch ansonsten keine Zugriffsmöglichkeiten auf die privaten Kommunikationsendgeräte der Mitarbeiter. Das bedeutet es besteht das Risiko, der Mitarbeiter nimmt die Kontakte zu Kunden Ihres Unternehmens mit und nutzt diese fortan zugunsten eines Konkurrenzunternehmens oder für eine selbstständige Tätigkeit.

Arbeitsrechtlich könnte es ebenso problematisch sein, dass Kunden und andere Geschäftspartner Zugriff auf die Privatnummern Ihrer Mitarbeiter haben und diese somit rund um die Uhr erreichen können, inklusive außerhalb der Arbeitszeiten. Noch kritischer wird dieses Problem, falls die Nummern auf der Website oder anderen öffentlich zugänglichen Orten angezeigt werden und die Privatnummern somit von grundsätzlich jedem gefunden werden können.

Mit VoIP-Telefonanlage den besten Kompromiss erzielen

Der große Vorteil und wohl das stärkste Argument für die Smartphone-Lösung ist die einfache Vernetzungsumsetzung der Unternehmenskommunikation per Mobilfunk und Internet. Doch wie oben beschrieben, haben diese Vorteile einen Preis und bringen einige Komplikationen mit sich.

Moderne Telefonanlagen bieten genau hierbei eine perfekte Kompromisslösung. Denn die neuen Telefonanlagen sind VoIP-kompatibel, das heißt nutzbar für die Internettelefonie und vernetzbar mit fast jedem internetfähigen Gerät. Somit lassen sich beispielsweise auch Smartphones problemlos in die Anlage integrieren. Der Anschluss und die Installation verlaufen heutzutage dabei unkompliziert und rasant schnell. Nutzen Sie derzeit noch eine analoge Telefonanlage, so erlauben die meisten VoIP-Anbieter auch eine Mitnahme der Rufnummern. Ihr Unternehmen kann folglich einfach die bereits bestehenden analogen Telefonnummern in das VoIP-Netz übertragen.

Auf jeden Fall ist somit weiterhin sichergestellt, dass die Geschäftsnummern weiterhin klar getrennt von den Privatnummern Ihrer Mitarbeiter sind. Sie ersparen sich somit eben unter anderem datenschutzrechtliche und arbeitspraktische Probleme. Durch die VoIP-Technologie ist gleichzeitig trotzdem sichergestellt, dass die Unternehmenskommunikation auch mobil vonstattengehen kann.

Eine Win-Win-Situation also, die zeigt, dass auch in Zeiten der Smartphones die Telefonanlage weiterhin eine absolute Daseinsberechtigung hat und in keinem Unternehmen fehlen sollte.