Neben der tatsächlichen Leistung, die ein Unternehmen erbringt, ist auch die Außendarstellung einer Firma wichtig für den maximalen Unternehmenserfolg, gerade in Hinblick auf die Kundengewinnung. Zu einer positiven Außendarstellung tragen zahlreiche Aspekte unterschiedlicher Art bei. Darunter auch Telefonansagen. Oftmals unterschätzt, können professionelle Telefonansagen große Unterschiede machen in allen Situationen, in denen ein potenzieller Kunde oder Geschäftspartner gerade nicht mit Ihnen oder einen Ihrer Mitarbeiter sprechen kann. Denn von einer guten Telefonansage kann der erste Eindruck von Ihrem gesamten Unternehmen abhängen und der erste Eindruck ist bekanntlich oftmals der wichtigste.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen deshalb vier einfache Tipps auf, mit denen Ihre Telefonansage einen guten Eindruck hinterlässt und somit in der Folge Ihr Unternehmen gut aussehen lässt.
So lassen Telefonansagen Ihr Unternehmen gut aussehen
Achten Sie bei der Aufnahme Ihrer Telefonansagen auf folgende Punkte:
1. Gute Audioqualität
Bevor Sie überhaupt an den Inhalt der Telefonansagen denken, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Aufnahme der Ansage in höchster, verständlicher Qualität wiedergegeben wird. Für ideale Wiedergaben benötigen Telefonanlagen Audiodateien mit einer Abtastrate von 8 kHz und 16 Bit. Die Ansage sollte dabei am besten separat in ein möglichst gutes Mikrofon eingesprochen werden und dann in die Telefonanlage eingefügt werden. Alternativ können Sie die Ansage auch direkt in die Telefonanlage einsprechen, falls diese Funktion unterstützt wird, allerdings liefern nicht alle Modelle immer zufriedenstellende Resultate hierbei.
2. Telefonansagen für jede Situation
Die meisten der modernen Telefonanlagen bieten Ihnen heutzutage die Möglichkeit, schnell und einfach per Knopfdruck oder Mausklick zwischen verschiedenen Ansagen zu wählen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abgespielt werden sollen. Nutzen Sie diese Funktion! Sie stellen somit sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur eine Standardansage offeriert, sondern für verschiedene Situationen immer eine passende Ansage parat hat. Vor allem in Notfällen, beispielsweise falls Ihr Unternehmen aufgrund einer Störung oder Cyberangriffs vorübergehend nicht erreichbar ist, sollten Ihre Kunden immer gut informiert sein, was los ist. Alles andere wirkt unseriös.
3. Kurze und knackige Ansage
Niemand möchte allzu lange an einer Telefonansage hängen. Tun Sie Ihren Kunden oder Geschäftspartnern deshalb einen Gefallen und halten Sie die Ansage so kurz und knackig wie es geht. Mit wenigen Worten sollte klargemacht werden, was die Ansage klar machen soll (z.B. Mitteilung der Kundendienstzeiten, Instruktionen für Weiterleitungsoptionen, Information über eine Störung, etc.).
4. Klare Stimme und Aussprache
Anlehnend an den vorherigen Punkt sollte die Ansage auch klar verständlich sein. Die Ansage sollte somit am besten von einem Muttersprachler gesprochen werden, der eine hohe Eloquenz aufweist. Falls Sie sich selbst nicht hierfür geeignet sehen, können Sie beispielsweise einen Mitarbeiter darum beten, die Ansage aufzuzeichnen. Sollten Sie auch internationale Kunden oder Geschäftspartner haben, kann es sich zudem lohnen, fremdsprachige oder zumindest englische Ansagen aufzunehmen. Auch hier gilt, dass die Ansagen am besten von einem Muttersprachler aufgenommen werden sollten, der die jeweilige Sprache fehlerfrei spricht.
Fazit
Mit diesen vier einfachen Tipps lassen Sie Ihre Telefonansagen professionell wirken und Ihr Unternehmen somit gut dastehen. Ihr Unternehmen mit einer guten und wirksamen Telefonansage auszustatten erscheint wie eine kleine Maßnahme, aber sie bringt einen nicht zu unterschätzenden Effekt.
Übrigens: Es gibt auch professionelle Services, die auf Wunsch für Sie professionell produzierte Telefonansagen aufnehmen und dabei viele Extras bieten, die Ihrem Unternehmen besonders eindrucksvolle Telefonansagen bescheren. Falls Sie also Ihre Firma auf spezielle Weise in akustische Szene setzen und professionell dastehen lassen wollen, können Sie den gesamten Aufnahmeprozess der Ansagen auch einfach an entsprechende Anbieter outsourcen lassen.
